PDD — Bot Caja Chica · Registro de facturas en DARA¶

Ficha

Campo	Valor
Empresa	Combustibles
Canal	Telegram
Usuarios	Encargados de estación (cajas de Estaciones) y personal de oficinas (cajas de Viáticos-Oficinas)
Área solicitante	Impulsa
Dueño del proceso (negocio)	Combustibles
Responsable técnico	Angel
Fecha de puesta en producción	2026-09-28
Versión del documento	1.0

Qué describe este documento

Describe la estructura del proceso y cómo se aplican los cambios. Los datos que cambian con frecuencia (estaciones, regiones, límites, textos) viven en el código y en DARA; agregarlos o modificarlos no requiere actualizar este PDD (ver sección 10).

1. Objetivo¶

Que cada encargado de caja chica registre sus facturas en DARA desde el chat, enviando la foto o el PDF de la factura con su justificación, sin entrar al sistema. Cada factura queda como movimiento de la caja chica correcta y la persona recibe en el momento el número de movimiento y el monto registrado.

2. Situación anterior (AS-IS)¶

[completar: cómo se registraban antes las facturas de caja chica (digitación en DARA, envío por correo o WhatsApp a contabilidad), quién las ingresaba y cuánto tardaba.]

Métrica	Valor
Volumen	[pendiente] facturas al mes
Tiempo manual por factura	3
Personas involucradas	6

3. Proceso automatizado (TO-BE)¶

La persona escribe al bot y presiona Comenzar.
Primer uso (enrolamiento, una sola vez):
1. Elige el tipo de caja: Estaciones o Viáticos-Oficinas.
2. Si es Estaciones, elige su región y su estación de listas cerradas.
3. Escribe su usuario (de Kira para estaciones, de DARA para oficinas). El bot valida que exista en DARA.
4. Confirma sus datos. Desde ese momento el bot la reconoce en cada conversación.
El bot consulta las cajas chicas asignadas: por estación o por usuario, según el tipo. Si tiene varias, la persona elige una.
Indica cuántas facturas subirá (de 1 a 20; 0 cancela).
Sube cada factura (PDF, JPG o PNG) con la justificación escrita en el mismo mensaje.
El bot registra cada factura en DARA y responde con el número de movimiento, la caja y el monto. Si DARA la rechaza, muestra el motivo y pide la misma factura otra vez.
Al terminar, envía un resumen con todos los movimientos y montos, y cierra el chat.

flowchart TD
    A[Comenzar] --> B{¿Ya enrolado?}
    B -- No --> C[Tipo de caja]
    C -- Estaciones --> D[Región → Estación]
    C -- Viáticos-Oficinas --> E
    D --> E[Usuario → validación en DARA]
    E --> F[Confirmación única]
    F --> G
    B -- Sí --> G[Cajas chicas asignadas]
    G --> H[Cantidad de facturas]
    H -- 0 --> X[Cancelado]
    H -- 1 a 20 --> I[Subir factura + justificación]
    I --> J{¿DARA la registró?}
    J -- No --> I
    J -- Sí --> K{¿Faltan facturas?}
    K -- Sí --> I
    K -- No --> L[Resumen y fin]

4. Tipos de caja chica¶

Tipo	Identifica al usuario por	Cajas que lista	Prefijo interno
Estaciones	Estación elegida y usuario de Kira	Las de la estación	`f2`
Viáticos-Oficinas	Usuario de DARA	Las del usuario	`f1`

5. Entradas y salidas¶

	Descripción	Origen / destino
Entrada	Tipo de caja, región, estación y usuario (solo en el enrolamiento)	Usuario
Entrada	Cantidad de facturas	Usuario
Entrada	Archivo de la factura y justificación (texto del mismo mensaje)	Usuario
Entrada	Cajas chicas asignadas	DARA
Salida	Movimiento de caja chica con archivo y justificación	DARA
Salida	Identidad del usuario guardada en su perfil	SalesIQ (correo del visitante)
Salida	Confirmación por factura y resumen final	Usuario

6. Reglas de negocio¶

#	Regla	Acción
RN-01	Solo se registran facturas de usuarios que existen en DARA	Se valida el usuario antes de guardarlo
RN-02	El enrolamiento se hace una sola vez y no se puede cambiar desde el bot	Se advierte antes de confirmar
RN-03	La estación se elige de la lista oficial	No se acepta texto libre
RN-04	Máximo 20 facturas por operación	Se vuelve a pedir la cantidad
RN-05	Cada archivo debe ser una factura diferente	DARA valida y rechaza si aplica
RN-06	La justificación debe venir junto con la factura	Se toma del texto del mismo mensaje
RN-07	El monto lo determina DARA	El bot solo informa el monto registrado

7. Excepciones de negocio¶

#	Situación	Qué hace el bot	Quién se entera
EX-01	El usuario no existe en DARA	Avisa y pide el usuario de nuevo	Usuario
EX-02	La estación no tiene ID en DARA	Avisa que no está configurada y cierra	Usuario (debe contactar a soporte)
EX-03	No tiene cajas chicas asignadas	Avisa y cierra	Usuario (debe contactar a soporte)
EX-04	Envía texto en lugar de archivo	Avisa y pide la misma factura	Usuario
EX-05	DARA rechaza la factura	Muestra el motivo y pide la misma factura	Usuario
EX-06	No hay conexión con DARA	Avisa y cierra; debe intentar más tarde	Usuario
EX-07	Error técnico no controlado	Mensaje de inconveniente y paso a un agente	Usuario y agente
EX-08	Se enroló con datos equivocados	No se corrige desde el bot	Soporte debe limpiar el perfil (SDD 10.4)

8. Fuera de alcance¶

Aprobar o liquidar la caja chica: el bot solo registra los movimientos.
Consultar saldos o movimientos anteriores.
Corregir o anular un movimiento ya registrado.

9. Beneficio esperado¶

Este PDD solo se actualiza si cambia la estructura: un tipo de caja nuevo, un paso nuevo en el enrolamiento o un cambio en cómo se registran las facturas.

10. Historial del documento¶

Versión	Fecha	Cambio	Autor
1.0	2026-10-08	Creación a partir del código Deluge	Angel