PDD — Bot Copar R.L. · Aurora¶
Ficha
| Campo | Valor |
|---|---|
| Empresa | Copar (Cooperativa Don Arturo) |
| Canal | WhatsApp, vía Zoho SalesIQ (Codeless Bot) |
| Usuarios | Asociados y prospectos de la cooperativa |
| Área solicitante | Copar |
| Dueño del proceso (negocio) | Encargados de Copar |
| Quién asigna las tareas | Implementador de Copar |
| Responsable técnico | Angel |
| Fecha de puesta en producción | 2026-01-13 |
| Versión del documento | 1.0 |
Este flujo cambia de forma continua
El contenido del bot no es fijo. Los encargados de Copar piden cambios a medida que crece la cooperativa, salen productos nuevos, se retiran otros o cambian las metas comerciales (por ejemplo, empujar un plazo fijo o una campaña de créditos).
- Lo que se mantiene: la estructura base. Bienvenida, identificación del visitante, menú principal, submenús por familia de producto y, en cada producto, el patrón etiqueta → información → acción → ejecutiva.
- Lo que varía: productos, imágenes, textos, requisitos, enlaces, etiquetas, operadoras asignadas y el orden o peso de las opciones según la meta del momento.
Por eso este documento describe cómo está construido el proceso y cómo se aplican los
cambios, no el inventario vigente de productos. El inventario real es el bot publicado
en SalesIQ y su exportación en flujos/. Un cambio de producto no requiere
actualizar este PDD; solo se actualiza si cambia la estructura (sección 10).
1. Objetivo¶
Atender por WhatsApp a asociados y prospectos de Cooperativa Don Arturo, darles la información del producto que buscan sin esperar a una persona y entregar la conversación a la ejecutiva correcta ya clasificada (etiquetada) y, cuando aplica, con los datos del interesado. Así las ejecutivas dedican su tiempo a cerrar el trámite y no a repetir información general.
2. Situación anterior (AS-IS)¶
[completar: cómo se atendían antes las consultas (WhatsApp manual, llamadas, agencia), cuántas ejecutivas respondían y cuánto tardaba una respuesta.]
| Métrica | Valor |
|---|---|
| Volumen | 2500 chats al mes (reportes de SalesIQ) |
| Tiempo manual por consulta | 30 minutos |
| Personas involucradas | 11 |
3. Proceso automatizado (TO-BE)¶
- El visitante escribe y Aurora le da la bienvenida.
- Según el mensaje de entrada el bot decide la ruta:
- Entradas especiales de campañas o enlaces (por ejemplo, "Continuar con agente",
copar-cds,copar-rrhh) van directo a la ejecutiva que corresponde, con etiqueta. - Cualquier otro mensaje sigue el flujo normal.
- Entradas especiales de campañas o enlaces (por ejemplo, "Continuar con agente",
- Si el visitante no es conocido, el bot pide su nombre y, si no escribe desde WhatsApp, su número de celular con confirmación.
- Muestra el menú principal: Cooperativa, Aplicación Rinde y Atención inmediata.
- El visitante elige una familia de productos y luego un producto.
- En cada producto el bot sigue el mismo patrón:
- Etiqueta la conversación según el producto.
- Informa: imagen del producto, requisitos, beneficios o enlaces.
- Ofrece la acción: "Quiero invertir", "Solicitar crédito", "Apertura de cuenta", "Enviar boleta", etc., además de volver al menú.
- Cierra de una de estas formas: traspaso a una ejecutiva, instrucciones para hacerlo en la App Copar RL, o fin del chat.
- Algunos productos tienen un flujo de calificación antes del traspaso (hoy, créditos: situación laboral, destino, monto y datos de contacto).
- Si no hay ejecutivas disponibles o es fuera de horario, el bot deja un mensaje de horario o pide al visitante que deje su mensaje.
flowchart TD
A[Mensaje entrante] --> B[Bienvenida Aurora]
B --> C{Mensaje de entrada}
C -- Campaña / código --> X[Etiqueta + ejecutiva asignada]
C -- Otro --> D{¿Visitante conocido?}
D -- No --> E[Nombre → celular si no es WhatsApp]
D -- Sí --> F
E --> F[Menú principal]
F --> G[Familia de productos]
G --> H[Producto]
H --> I[Etiqueta]
I --> J[Información del producto]
J --> K{Acción}
K --> L[Calificación opcional]
L --> M[Ejecutiva]
K --> M
K --> N[Instrucciones App Copar RL]
K --> O[Volver al menú / Fin]4. Estructura de menús¶
La tabla muestra las familias y el tipo de salida de cada una. Los productos dentro de cada familia son los vigentes a la fecha de esta versión y son los que más cambian.
| Familia | Productos a la fecha | Salida habitual |
|---|---|---|
| Cooperativa → Inversiones | Plazo fijo (varias modalidades) | Ejecutiva de inversiones |
| Cooperativa → Asociarme | Iniciar proceso, requisitos y beneficios | Instrucciones en App Copar RL o ejecutiva |
| Cooperativa → Créditos | Solicitar crédito, información | Calificación y ejecutiva |
| Cooperativa → Cuentas | Ahorro programado, cuenta corriente | Instrucciones en App Copar RL o ejecutiva |
| Cooperativa → Operaciones | Depósitos y pagos, envío de boleta | Ejecutiva |
| Aplicación Rinde | Información, descarga, canjear y recargar saldo, ayuda | Información y menú de cierre |
| Atención inmediata | Bloqueo de tarjeta, retiro de efectivo, transferencias | Ejecutiva |
5. Entradas y salidas¶
| Descripción | Origen / destino | |
|---|---|---|
| Entrada | Mensaje inicial y selección de opciones | Visitante en WhatsApp |
| Entrada | Nombre y celular (si no se conocen) | Visitante |
| Entrada | Datos de calificación (crédito: situación, destino, monto, contacto) | Visitante |
| Entrada | Formulario y DPI (flujo de documentos de asociación) | Visitante |
| Salida | Conversación etiquetada por producto | SalesIQ |
| Salida | Conversación transferida a la ejecutiva o grupo correcto | Operadoras de SalesIQ |
| Salida | Imágenes, requisitos y enlaces del producto | Visitante |
6. Reglas de negocio¶
| # | Regla | Acción |
|---|---|---|
| RN-01 | Toda opción de producto etiqueta la conversación antes de informar | Agrega la etiqueta del producto |
| RN-02 | Cada familia de producto tiene su grupo de ejecutivas | Inversiones, general y CDS se atienden por grupos distintos |
| RN-03 | Para crédito se requieren ingresos comprobables (empleo o negocio con al menos 1 año) | Si no cumple, se ofrece asociarse y ahorrar |
| RN-04 | Se puede iniciar un crédito sin ser asociado | Si se aprueba, se formaliza la asociación |
| RN-05 | El celular se pide solo si el canal no es WhatsApp | En WhatsApp ya se conoce el número |
| RN-06 | Horario de atención humana: lunes a viernes, 8:30 a 17:00 | Fuera de horario se informa el horario |
| RN-07 | Asociación y apertura de cuentas se hacen en la App Copar RL | El bot entrega los enlaces de descarga |
| RN-08 | Tras 5 minutos sin respuesta se recuerda continuar; a los 10 se cierra el chat | Reglas de inactividad del bot |
Las reglas propias de un producto (requisitos, montos, plazos) son contenido y pueden cambiar en cualquier momento por solicitud de Copar.
7. Excepciones de negocio¶
| # | Situación | Qué hace el bot | Quién se entera |
|---|---|---|---|
| EX-01 | El visitante escribe texto en lugar de elegir un botón | Según el menú: repite el menú, deriva a una ejecutiva o sigue la ruta por defecto | Ejecutiva, si se deriva |
| EX-02 | No hay ejecutivas conectadas | Pide dejar un mensaje | Ejecutiva al volver |
| EX-03 | Fuera de horario | Informa el horario de atención | Ejecutiva al día siguiente |
| EX-04 | No cumple requisitos de crédito | Ofrece ahorro; si no le interesa, cierra con despedida | Nadie |
| EX-05 | Inactividad | Recordatorio a los 5 minutos y cierre a los 10 | Nadie |
8. Fuera de alcance¶
- Aprobar créditos, abrir cuentas o registrar inversiones: el bot informa y canaliza.
- Validar documentos o datos del visitante.
- Consultar saldos o movimientos.
9. Beneficio esperado¶
[completar: conversaciones al mes resueltas solo con información, tiempo ahorrado por ejecutiva y conversaciones que llegan ya clasificadas. Las etiquetas de SalesIQ dan el volumen real por producto.]
10. Gobierno de cambios¶
| Paso | Quién | Qué |
|---|---|---|
| 1 | Encargados de Copar | Definen el cambio: producto nuevo, retiro, nueva meta o campaña, cambio de texto o de ejecutivas |
| 2 | Implementador de Copar | Lo valida, arma el requerimiento y asigna la tarea a Desarrollemonos |
| 3 | Angel | Aplica el cambio en SalesIQ siguiendo el SDD (sección "Cómo aplicar cambios") |
| 4 | Implementador de Copar | Prueba en el bot publicado y da el visto bueno |
| 5 | Angel | Exporta el bot, actualiza flujos/ y sincronizado_el, y hace commit con el número de ticket |
Cuándo actualizar este PDD: solo si cambia la estructura. Por ejemplo: una familia nueva en el menú principal, un nuevo tipo de salida (por ejemplo, crear tickets o enviar a otro sistema), un flujo de calificación nuevo o un cambio de canal. Agregar, quitar o modificar productos, textos, imágenes, etiquetas u operadoras no cambia este documento.
11. Historial del documento¶
| Versión | Fecha | Cambio | Autor |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2026-10-08 | Creación a partir de la exportación del bot | Angel |